obw-Arbeitsvorbereitung – eine Schnittstelle mit vielen Aufgaben

Arbeitsvorbereitung oder auch „AV“ – das ist die Bezeichnung für einen sehr wichtigen Arbeitsbereich für die industrielle Fertigung innerhalb unseres Unternehmens. Sie zählt zu den „internen Diensten“ der obw. Dort ist eine Reihe von Aufgaben angesiedelt, die dafür Sorgen, dass die Arbeits- und Produktionsprozesse in den Werkstätten gut organisiert ablaufen können, keine Leerläufe entstehen und Kundenaufträge fristgerecht erfüllt werden. Zeitgleich werden in der AV sämtliche Prozesse zur Abwicklung mit dem Kunden angestoßen oder durchgeführt.

Im Büro der Arbeitsvorbereitung sind die wichtigsten Arbeitsmittel das Telefon und der PC. Hier gehen Anfragen und Bestellungen von Industriekunden ein. Wenn kein Rahmenauftrag vorliegt – das ist eine Vereinbarung über ein bestimmtes Abnahmevolumen innerhalb eines bestimmten Zeitraumes – erstellt jemand aus dem AV-Team zunächst ein Angebot. Damit dies möglich ist, geht eine Kalkulation voraus.

Akzeptiert ein Industriekunde – also ein Unternehmen, für die die obw im Bereich Elektro, Metallverarbeitung, Montage, Tischlerei oder Wäscherei produziert – das Angebot,  erhält dieser eine Auftragsbestätigung. Um diese Vereinbarung einhalten zu können, informiert die AV nun alle am Produktionsprozess beteiligten Stellen, in Form von Arbeits- und Produktionsaufträgen.

Somit ist die Arbeitsvorbereitung die Schnittstelle zwischen unseren Industriekunden und den gerade genannten Werkstattbereichen.

Zudem fungiert die Arbeitsvorbereitung als Verbindung zwischen der Buchhaltung und den einzelnen Werkstattbereichen: Wenn fertige Aufträge das Haus verlassen haben, erhalten die Industriekunden die dazugehörige Rechnung. Diese kommt aus der AV. Und die erforderlichen Daten hierfür aus dem Warenwirtschaftssystem. Hier werden die Rechnungen aufgrund der im System hinterlegten Bestellungen und erfolgten Aufträge erzeugt und an die Buchhaltung übertragen.

Unser Arbeitsvorbereitungs-Team

Drei Kolleg*innen und ein/e Auszubildende/r  sind in der Arbeitsvorbereitung beschäftigt. Es ist ein inklusives Team: Menschen mit und ohne Beeinträchtigung erledigen die Aufgaben der AV.

Der Dienstälteste im Team ist Michael Hüls. Er arbeitet seit 15 Jahren bei der obw. Er hat viele Prozesse mit aufgebaut. Die AV ist sein berufliches Zuhause. Für ihn ist es wichtig, dass die „middenmang-Philosophie“ auch hier gelebt wird. Das was er selbst innerhalb seines Teams (er)lebt ist für ihn Inklusion, Teilhabe und Integration.

Dazu gehört auch der Austausch mit den Mitarbeiter*innen aus den Werkstattbereichen. Ist Michael Hüls im Haus bzw. in den Werkstattbereichen unterwegs, hat er stets ein offenes Ohr, ein freundliches Wort und ist für alle ansprechbar.

Einkaufsorganisation der Arbeitsvorbereitung

Austausch findet auch statt, wenn Anforderungsscheine ins AV-Büro gebracht werden. Ein Anforderungsschein ist ein interner Auftrag an die Arbeitsvorbereitung, damit diese über eine externe Firma eine spezielle Leistung einkaufen kann. Das kann z. B. notwendig sein, wenn für ein Rohmaterial, das schon in einer obw-Werkstatt bearbeitet wurde, im nächsten Schritt eine Bearbeitung notwendig ist, die wir selbst nicht abdecken – z. B. eine Spezialbeschichtung. Dann gehen die Elemente zu einer Spezialfirma, bevor sie wieder zu uns zurückkehren, um das Endprodukt fertigzustellen.

Auch für den Einkauf der benötigten Rohstoffe ist die Arbeitsvorbereitung zuständig. Um wirtschaftlich arbeiten zu können, Lagerkapazitäten und somit auch Kosten zu sparen, bestellen wir einen Teil der Rohstoffe just in time – d.h. genau zu dem Zeitpunkt und in der Menge, wie wir sie für Fertigungsaufträge benötigen. Für Rohstoffe, die ganzjährig und in größerer Menge benötigt werden, sichern wir uns den Preisvorteil eines Großeinkaufs. Die Abnahmemenge wird bis zur Verwendung gelagert. All das haben unsere Kolleg*innen aus der AV immer im Blick.

Dreh- und Angelpunkt

Es gibt viel zu bedenken und zu organisieren in der Arbeitsvorbereitung. Sie steuert einen Kreislauf, stößt viele Prozesse an und achtet auf Fristen und Verträge.

Die Arbeitsvorbereitung ist erster Anlaufpunkt unserer Industriekunden. Und das Team der AV ist auch erster Ansprechpartner, wenn mal etwas schiefläuft – denn wie in jedem Unternehmen, kann auch das vorkommen. Dann sucht das Team die Ursache der Reklamation, spricht mit den zuständigen Bereichen und tut alles dafür, zukünftig Fehler zu vermeiden. Das ist für uns selbstverständlich und eine Voraussetzungen für Kundenzufriedenheit und wiederkehrende Aufträge.

Darüber hinaus übernimmt das Team der Arbeitsvorbereitung noch viele weitere Aufgaben. Beispiele sind die Vorbereitung der Inventuren und deren Auswertung, das Ausfüllen von Kundendokumenten (wie die Zollerklärung), Lieferantenbewertungen im Rahmen des betrieblichen Qualitätsmanagements oder die Teilnahme an den wöchentlichen Produktionsbesprechungen. Zudem verwaltet die AV über 6.000 Artikel im Warenwirtschaftssystem. Da ist es wichtig, den Überblick zu behalten! Zum Glück sind unsere AV-Team-Mitglieder auch sehr gute Logistiker.

Vorteil durch „Ausgleichsabgabe“ für unsere Industriekunden

Unsere Kund*innen können einen Teil des Rechnungsbetrags als Ausgleichsabgabe geltend machen, abhängig davon, wieviel Prozent Arbeitsleistung der Anteil von Menschen mit Beeinträchtigung beträgt. Dadurch können sie die gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der Beschäftigung behinderter Menschen erfüllen. Das ist sicherlich ein Vorteil für die Unternehmen, die bei uns als WfbM produzieren lassen oder eine Dienstleistung einkaufen.

Das wichtigste ist für uns die Zufriedenheit unserer Kund*innen, denn sie sichert uns Folgeaufträge und Neuaufträge durch Empfehlung. Das wiederum sichert unsere Werkstattarbeitsplätze und sorgt für ein vielseitiges Teilhabe-Angebot für Menschen mit Beeinträchtigung.